8.1 Τι είναι Πληροφοριακό Σύστημα

Ήδη μας δόθηκε η ευκαιρία να κατανοήσουμε το ρόλο και τα χαρακτηριστικά του υλικού, τις λειτουργίες που επιτελεί το λειτουργικό σύστημα και τις ιδιαιτερότητες και τη σημασία του λογισμικού. Εξετάσαμε επίσης τα χαρακτηριστικά, τις δυνατότητες και τη σημασία των υπολογιστικών συστημάτων. Τα υπολογιστικά αυτά συστήματα έχουν εισβάλει στην καθημερινή μας ζωή και έχουν καταστήσει την παρουσία τους αισθητή. Μάλιστα, αν εξετάσει κανείς, σε διεθνές επίπεδο, την εισαγωγή της Τεχνολογίας της Πληροφορικής στην καθημερινή ζωή, θα παρατηρήσει ότι η εισαγωγή αυτή έχει συντελεστεί με επιτυχία και αποδίδει τα αναμενόμενα αποτελέσματα σε χώρες που διακρίνονται για την καλή οργάνωση του δημόσιου βίου τους, όπου τα επιμέρους συστήματα -σύστημα εκπαίδευσης, τραπεζικό σύστημα, σύστημα υγείας, κλπ.- είναι καλά οργανωμένα και στελεχωμένα. Η παρατήρηση αυτή μας βοηθά να κάνουμε κάποιες επισημάνσεις: - Ένα υπολογιστικό σύστημα δεν μπορεί να εισαχθεί με επιτυχία σε έναν οργανισμό ή μια επιχείρηση, εν γένει σε μια οργανωμένη δομή, χωρίς να εξεταστεί η σχέση του με τα χαρακτηριστικά της δομής, όπως είναι το οργανωτικό σχήμα, οι λειτουργίες που επιτελεί η δομή και οι διαδικασίες υλοποίησης αυτών των λειτουργιών. - Κάθε υπολογιστικό σύστημα δέχεται, επεξεργάζεται και παράγει δεδομένα. Το είδος αυτών των δεδομένων είναι συνάρτηση των αναγκών των χρηστών και των δυνατοτήτων της τεχνολογίας. Η κατάλληλη επιλογή των δεδομένων είναι παράγοντας επιτυχίας στην εφαρμογή ενός υπολογιστικού συστήματος σε μια δομή -οργανισμό, επιχείρηση κλπ. Τα δεδομένα έχουν ένα κύκλο ζωής που περιλαμβάνει τη δημιουργία τους, την αποθήκευση, τη μεταφορά τους μέσα στο χώρο ή από ένα ηλεκτρονικό μέσο σε άλλο ηλεκτρονικό μέσο, την ανάκτηση, την αναπαραγωγή, την ανάλυση, την ταξινόμηση, τη σύνθεση και τέλος την καταστροφή τους. - Κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας είναι ο άνθρωπος. Οι άνθρωποι της δομής θα λειτουργήσουν το υπολογιστικό σύστημα χρησιμοποιώντας το ως εργαλείο για την εκτέλεση της εργασίας τους. Συνεπώς η καλή συνεργασία ανθρώπου - υπολογιστικού συστήματος προσδιορίζει και την αποτελεσματικότητα αυτής της σχέσης.

Θεωρούμε ότι ένα Πληροφοριακό Σύστημα (Π.Σ.) είναι ένα οργανωμένο σύνολο των πέντε οντοτήτων- Άνθρωποι, Δεδομένα, Λογισμικό, Υλικό, Διαδικασίες και που όλες μαζί συνθέτουν ένα σύστημα, το οποίο δέχεται, αποθηκεύει, ανακτά, μετασχηματίζει, επεξεργάζεται και διανέμει πληροφορίες στους διάφορους χρήστες.

Από τον παραπάνω ορισμό προκύπτει το συμπέρασμα ότι, για να έχουμε ένα "καλό" Π.Σ. - δηλαδή ένα Π.Σ. που να υποστηρίζει την αποτελεσματικότερη λειτουργία του οργανισμού ή της επιχείρησης- είναι απαραίτητες οι εξής προϋποθέσεις: - ύπαρξη καλά ορισμένων διαδικασιών - σωστός προσδιορισμός των αναγκαίων δεδομένων - κατάλληλη κατάρτιση του ανθρώπινου δυναμικού - ύπαρξη κατάλληλου υλικού, και - διαθεσιμότητα κατάλληλου λογισμικού.